Obecnie coraz więcej ośrodków wprowadza nowoczesne, innowacyjne systemy które to w pełni profesjonalny sposób pomagają w zarządzaniu strefami wellness.

Jednak większość z nich jest albo kosztowna, albo też nie rozwiązuje wszystkich kłopotliwych kwestii. Nadal często zdarza się, że kartoteki klientów prowadzone są niezależnie od systemów recepcyjnych i całej infrastruktury hotelowej, brakuje rozliczeń magazynowych, natomiast raporty nie są kompletne. Taka sytuacja rodzi szereg kolejnych problemów, z którymi muszą borykać się pracownicy SPA. Nie tego oczekują managerowie! By kierowanie ośrodkiem SPA odbywać się mogło możliwie jak najpłynniej i najskuteczniej, potrzebny jest zintegrowany system zarządzania obejmujący opcje takie jak: możliwość generowania raportów z działalności całego hotelu, wspólna baza klientów, informacje o pakietach pobytowych gości hotelowych, rozliczenia zużycia kosmetyków na zabiegi, przekazywanie obciążeń do systemu recepcyjnego, a także kontrola kosztów oraz obrotów części SPA, zarządzanie pracownikami, usprawnienie procesów obsługi rezerwacji klientów i historia zabiegów klienta.

Nieoceniona pomoc

Wszystkie te możliwości oferuje SPA&Fitness Manager – system, który – co niezwykle istotne może być w pełni zintegrowany z ZSZH Amadeus (Zintegrowanym Systemem Zarządzania Hotelem), co znacznie ułatwia pracę managerom i pozwala przy tym na kompleksową obsługę obiektu. Ale to nie wszystko. Nowy system umożliwia również na jeszcze łatwiejsze i pełniejsze administrowanie strefa SPA. Przekonał się już o tym m.in. personel hotelu Belvedere w Zakopanym, w którym SPA&Fitness Manager jest wykorzystywany od kilku miesięcy.

Co pracownicy mogą zrobić za pomocą SPA&Fitness Manager? Mogą przede wszystkim na bieżąco sprawdzać dostępność terapeutów i gabinetów zabiegowych. Wykonując rezerwację system sam podpowie, gdzie i u kogo można w danym czasie zarezerwować zabieg uwzględniając przy tym obecność i urlopy konkretnych osób. SPA&Fitness Manager jest również niezwykle pomocny przy sprzedaży detalicznej produktów np. preparatów kosmetycznych. Przez wprowadzenie czytnika kodów kreskowych uniemożliwia on pomyłki i zapewnia pełną zgodność stanów magazynowych. System jest również nieocenioną pomocą przy kontroli pracowników i ich zadań. Pozwala bowiem prowadzić statystykę zużycia kosmetyków względem wykonania zabiegów. Mało tego! Producenci systemu już pracują nad rozszerzeniem możliwości systemu poprzez wprowadzenie kolejnych opcji m.in. modułu automatycznego rozpisywania rezerwacji dla grup i obsługi systemów kontroli dostępu.

Prostota obsługi

Choć system SPA&Fitness Manager oferuje tak wiele różnego rodzaju opcji, jego obsługa wcale nie jest skomplikowana. Wręcz przeciwnie! Dowodem na to jest przykład SPA w hotelu OSSA pod Warszawą, który jest jednym z kilkunastu największych w Polsce.

Funkcjonuje tu 16 gabinetów zabiegowych. Zabiegi kosmetyczne oraz masaże wykonuje ponad 20. pracowników. Głównymi zadaniami wprowadzonego modułu SPA&Fitness Manager w tym obiekcie były: systematyzacja i kontrola rezerwacji, usprawnienie komunikacji z systemem recepcyjnym i integracja z systemem magazynowym. Zadania te zostały w pełni osiągnięte w ciągu tygodniowego wdrożenia, na które składały się: konfiguracja systemu oraz intensywne szkolenie kadry managerskiej i recepcjonistek. Trzydniowa pomoc wdrożeniowca oraz jego obecność przy stanowisku recepcyjnym tzw. Stand-by pozwoliła nabrać pracownikom pewności siebie, tak aby mogli komfortowo prowadzić dalszą obsługę systemu już w pełni samodzielnie.

Ewa Gackowska Manager SPA w hotelu Ossa Congress&Spa

– Dlaczego system do obsługi SPA był potrzebny?

– Dotychczas mieliśmy problemy z tworzeniem i obsługą harmonogramów pracowników oraz wizyt gości, a także brakiem dostępu do ogólnej bazy gości hotelu. Problemem było także skomplikowane raportowanie wykonanych usług, obrotów, zużycia materiałów itd.

– Jakie cele zostały postawione przed nowym modułem SPA? W jaki sposób ułatwił on pracę?

– Nowy system zoptymalizował pracę SPA oraz umożliwił podniesienie jakości świadczonych usług. Pozwolił także na stworzenie szczegółowej bazy gości zsynchronizowanej z modułem recepcyjnym, która uwzględnia m.in. częstotliwość wizyt danego klienta, historię zabiegów, jak również przeciwwskazania zdrowotne. System usprawnił pracę personelu SPA, usystematyzował dostępność gabinetów, pomaga w rozliczeniach klientów i produktów (ilość, czas i koszt wykonanych zabiegów). Pozwolił także na stworzenie bardzo szczegółowego harmonogramu dla klientów i pracowników. Jednym słowem wszystkie cele, które zostały zdefiniowane przed wdrożeniem, zostały w pełni zrealizowane.

– Czy były jakieś obawy przed wdrożeniem systemu?

– Zalety systemu oraz jego "intuicyjność", jak również wysokie kompetencje i zaangażowanie zespołu wdrożeniowego, szybko pozwoliły pokonać nam towarzyszące obawy przed jego instalacją w naszym hotelu.

www.pmslabs.com.pl